Kvalitātes vadības ieviešana NVO: Latvijas Jaunatnes padomes pieredze (video)

2022. gada vasarā noslēdzās Latvijas Jaunatnes padomes (LJP) īstenotais Aktīvo iedzīvotāju fonda (AIF) kapacitātes projekts. Viens no tā mērķiem bija stiprināt organizāciju, ieviešot kvalitātes vadības sistēmu - kā organizācija nonāca līdz šai idejai un kā kvalitātes vadības ieviešana palīdzējusi uzlabot ikdienas darbu?

Analizējot līdzšinējo organizācijas pārvaldību, organizācija bija identificējusi vairākus izaicinājumus, piemēram, kā:

mainoties organizācijas darbiniekiem un valdei, nodrošināt procesu, ideju un principu pārmantojamību?
pieaugot projektu un risināmo jautājumu apjomam, nodrošināt mērķtiecīgu un ilgtspējīgu organizācijas darbību?
pastāvīgi uzlabot un efektivizēt organizācijas procesus un novērst kļūdu rašanos?
nodrošināt pēctecību, konsekvenci un kvalitāti organizācijas darbā?

Izvērtējot sava darba kvalitātes uzlabošanas iespējas, organizācija secināja, ka tai nepieciešama sistēma, kas ilgtermiņā uzlabotu veidu, kā tiek ieviests jebkurš projekts vai jebkura cita pamatdarbības aktivitāte, palīdzētu organizācijai būt profesionālākai, saskaņotākai darbībās un attieksmēs un vērstai uz mērķtiecīgu darbību, ļautu nodrošināt informētāku un pārdomātāku lēmumu pieņemšanu organizācijas iekšienē, kā arī palīdzētu atrast "laika zagļus" un uzlabotu darbības efektivitāti.

Tā arī radās ideja AIF kapacitātes stiprināšanas projektā iekļaut aktivitātes kvalitātes vadības sistēmas ieviešanai. Saņemot AIF atbalstu idejas īstenošanai, sadarbībā ar kvalitātes un pārmaiņu vadības speciālistiem LJP uzsāka kvalitātes vadības ieviešanu – organizācijā tika identificēti 17 nozīmīgākākie organizācijas pamatdarbības un vadības procesi, izveidotas šo procesu shēmas (shēmas veidotas platformā Mural, kas nevalstiskajām organizācijām pieejama bezmaksas), kā arī izstrādāta dinamiska kvalitātes rokasgrāmata, kurā tika aprakstīta organizācijas kvalitātes pieeja kopumā. Projekta laikā radītās procesu shēmas šobrīd kalpo kā viegli izmantojams un vērtīgs atbalsts darbinieku un brīvprātīgo ikdienas darbā un nepieciešamības gadījumā tiek pārskatītas un pilnveidotas.

Jauno dalīborganizāciju uzņemšanas procesu shēmas piemērs: https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1-60Xym__taT0QqWcRNw32N4g6S2QfE8Z

Lai arī organizācijas pārstāvji norāda, ka attīstībā un sevis pilnveidē vēl ejams tāls ceļš, jau pāris mēnešus pēc kvalitātes vadības sistēmas ieviešanas var redzēt, ka tā ļāvusi būtiski uzlabot organizācijas iekšējā darba pārvaldību – proti, palīdzējusi identificēt un efektivizēt iekšējos procesus, izprast to savstarpējo mijiedarbību, mazināt neefektīvu darbību skaitu, sekmēt konsekventu pieeju organizācijas procesu īstenošanā, kā arī nodrošināt pārmantojamību, kas ir īpaši būtiski apstākļos, kad organizācijā mainās valde un darbinieki.

Attiecībā uz komandu – kvalitātes vadības ieviešanas process ir palīdzējis radīt darbiniekos sajūtu, ka ikvienam solim, ko viņi organizācijā dara, ir kāds noteikts uzdevums un jēga, ļāvusi komandā veicināt izaugsmes domāšanu un palīdzējusi jaunajiem darbiniekiem daudz ātrāk iedot sajūtu, kāpēc organizācija eksistē, kā tā darbojas un kādu ietekmi tā vēlas radīt sabiedrībā.

Lūk, arī divi video, kas varētu noderēt organizācijām, kas plāno ieviest kvalitātes vadību arī savā darbā!

Saruna par LJP organizācijas pieredzi, ieviešot kvalitātes vadību [no 26 minūtes]

LJP saruna ar kvalitātes vadības speciālisti Gitu Tilleri par kvalitātes vadības ieviešanu