Latvijas Mazpulki: projekts ļāva restartēt organizācijas pārvaldību
31. martā noslēdzies biedrības “Latvijas Mazpulki" īstenotais kapacitātes projekts “ReStarts!”, kura mērķis bija restartēt organizācijas vadības metodes un rīkus, lai kļūtu par zinoši, moderni un kvalitatīvi pārvaldītu organizāciju, kas efektīvi virza organizāciju uz tās mērķu sasniegšanu. Projekta laikā tika izstrādāta organizācijas attīstības stratēģija 2021-2027. gadam un kvalitātes vadības rokasgrāmata, testēti dažādi efektīvas vadības rīki, kā arī pilnveidotas izvērtējuma procedūras (M&E pieeja) un īstenota biedrības vadības komandas apmācība.
Organizācija atzīst, ka kvalitātes vadības sistēmas ieviešana palīdz nodrošināt augstāku darbu izpildes kvalitāti. Tā, piemēram, kvalitātes vadības sistēmas ietvaros izveidota atsevišķa mape ar katra pasākuma aptuvenajiem darba uzdevumu sarakstiem, saites uz nepieciešamājām veidlapām no iepriekšējiem gadiem u.tml., kas ļauj nodrošināt vienotāku pieeju organizācijas pasākumu organizēšanā un ērtāk nodot darbus savā starpā. Tāpat pirmo reizi pilnvērtīgi definētas iesaistīto pušu (darbinieku, padomes, brīvprātīgo u.c) lomas un pienākumi, kas iekšēji jau ir radījis darbinieku starpā labāku sadarbību un efektīvāku sava laika plānošanu. Attīstot organizācijas vadības procesus, pirmo reizi tika izstrādāti arī Ētikas pamatprincipi un darba drošības vadlīnijas, kas ļaus gan padomei, birojam un brīvprātīgajiem labāk izprast, kā rīkoties nestandarta situācijās.
Pilnveidotā mērķu izvirzīšanas monitoringa un izvērtējuma (M&E) pieeja veicina organizācijas attīstību, ļaujot noturēt fokusu uz svarīgāko konkrētajam laika posmam, izvērtējumu balstot datos, kā arī ieviešot rīcības izmaiņas, ja nepieciešams. Lai ikdienas darba process nenotiktu no “mutes mutē”, un tiktu saglabāta informācija no iepriekšējiem gadiem, tika izmēģināti visādi efektīvas vadības rīki, no kuriem ikdienā tiek izmantoti Google Drive un failiem.lv. Ieviestie IT rīki sekmē efektīvāku laika un citu resursu izmantošanu, ikvienam ir izprotami veicamie uzdevumi, izvērtēti vajadzīgie resursi, komunikācija un informācijas izplatīšanas tīkli.
.
